von Markus Zimmermann (Kommentare: 0)

Klar Schiff machen!

Anlass für den heutigen Beitrag ist ein neuer Fall, indem es darum geht ein fürchterliches über Jahre entstandenes Chaos im Büro zu beseitigen.

Den Spruch vom Genie, das das Chaos beherrscht kenne ich und fast alle, die ich kenne. Aber stimmt der Spruch auch? Ich vermute eher nicht! Warum?

Klar Schiff machen

Produktivitätsverlust

Unsere Kunden sind im handwerklichen und technischen Bereich oft wahnsinnig findig, wenn es darum geht die Produktivität zu steigern. Wir erleben da Werkstätten, Hallen und Produktionsgebäude die durchgestylt und total aufgeräumt sind. Scheinbar wird in diesen Betrieben erkannt, dass Chaos Produktivität verhindert. Wir erleben aber ebenso häufig, dass die Produktivität der Administrationsgruppe von unseren Kunden nicht die gleiche Bedeutung zugemessen wird.

Papierstapel auf den Schreibtischen, keine einheitlichen Aktenordnerbeschriftungen, ganz zu schweigen von einer durchgängigen Ablage nach einem definierten Ablageplan. In den Augen vieler Geschäftsführer sind dies zu vernachlässigende Themen, um die sich doch die Sekretärin oder der Azubi kümmern kann. Ich ertappe mich da selber immer wieder. Ist es wirklich so, dass Büroorganisation und Ablage eine – sagen wir – untergeordnete Hilfsarbeit ist? Wir glauben nicht!

Alle mir bekannten Studien und Berichte gehen davon aus, dass hinter einem chaotischen Büro zwar durchaus ein kreativer Kopf stecken kann, das Chaos jedoch Kapazitäten im Kopf bindet und so die Produktivität des „Chaoten“ deutlich reduziert. Gerade in wachsenden Betrieben wird mit dem Suchen und Finden von Dokumenten unglaublich viel Zeit vernichtet. Diese Zeit kostet Geld.

Folgen für das Team

In fast allen Unternehmen müssen oder dürfen mehrere Menschen miteinander zielgerichtet arbeiten. Die Betonung liegt dabei auf zielgerichtet. Jedes Unternehmen verfolgt Ziele – und sei es nur den besten Kaffee im Gewerbegebiet zu haben :-). Kleiner Scherz! Der Einzelne allein kann diese Ziele durch seine Arbeit in der Regel nicht allein erreichen. Man wird also miteinander arbeiten müssen. Weil Zusammenarbeit für das Erreichen der Ziele unbedingt notwendig ist, ist es auch nicht gleichgültig, ob am Platz oder im Büro des Einzelnen Chaos vorherrscht – oder eben nicht. Die Konsequenz der Unordnung ist, dass sich der Kollege nur mit großem zeitlichen Aufwand darin zurechtfinden kann. Das ist den Zielen des Teams wohl eher nicht zuträglich. Die Unzulänglichkeit des Einzelnen schadet der ganzen Gruppe.

Unterbrechungen

Wer kennt das nicht. Man arbeitet fokussiert an einer Sache, braucht dafür irgendetwas und sei es so etwas Banales wie einen Locher oder einen Tacker. Nur leider ist das Teil nicht an seinem Platz. Jetzt heißt es suchen. Bis man es gefunden hat, ist die Konzentration dahin und man muss sich wieder neu in die Aufgabe hineindenken. Auch das ein Aufwand, der mit etwas Ordnung am Arbeitsplatz ganz einfach zu verhindern ist.

Außendarstellung

Unternehmen geben sich oft unendlich viel Mühe nach Außen ein gutes Bild zu transportieren. Es wird Geld für Medienwerbung, Printprodukte, Messen oder Fahrzeugbeschriftungen ausgegeben. Es werden große, repräsentative Fahrzeuge gefahren. Aber in den Büros schaut es oft weniger vornehm aus. Wir glauben, dass es durchaus (potentielle) Kunden gibt, die Unordnung im Büro registrieren und Rückschlüsse daraus ziehen. Wäre doch schade deshalb auch nur einen Kunden zu verlieren oder nicht zu bekommen, oder?

Ein Büro „spricht“ genauso wie ein Messestand mit den Kunden eines Unternehmens. Sie werden gleich sagen: Jetzt übertreibt er. Ist aber wirklich so. Wir haben schon oft festgestellt, dass sich Unordnung im Betrieb und im Büro oft in den Bilanzen fortsetzt.

Was tun?

Wie kann man das Chaos am eigenen Arbeitsplatz überwinden? Wir sind Berater. Und was tun Berater. Schlau daherreden. Das natürlich auch, aber nicht nur! Wir versuchen Situationen zu analysieren und zu überlegen, wie wir aus der Analyse Verbesserungsvorschläge ableiten können. Und so haben wir uns überlegt – und natürlich auch angelesen – wie man einen Einstieg ins Aufräumen finden könnte:

  • Ein Foto des Arbeitsplatzes machen, um einmal selbst aus einer anderen Perspektive zu sehen, wie der Arbeitsplatz oder das Büro von Besuchern, schlimmstenfalls Kunden wahrgenommen wird.
  • Auf dem Schreibtisch immer nur Unterlagen haben, die für die eine, derzeit aktuelle Aufgabe notwendig sind.
  • Alle Büroutensilien an einen festen, immer gleichen Platz in der Schublade räumen.
  • Am Monitor klebende Zettelchen in einer eigenen Handakte ablegen.
  • Probemüll. Alles, was seit Ewigkeiten nicht mehr angerührt wurde in einen Karton legen, diesen mit einem Datum in ein paar Wochen oder Monaten beschriften. Wenn nichts von dem Zeug im Karton gebraucht wurde, den ganzen Karton am „Ablaufdatum“ wegschmeißen.
  • Den eigenen Schreibtisch mindestens einmal wöchentlich vollständig abräumen.

Konsequent umgesetzt, hilft das am individuellen Arbeitsplatz schon mal weiter. Dem ganzen Team helfen jedoch nur gemeinsame Regeln, an die sich jeder hält. Was die Ablage von Belegen und Dateien betrifft, – die ja von allen Teammitgliedern benötigt werden – braucht es dazu ein Verzeichnis, einen Aktenplan. Ein solcher Plan ist kein Hexenwerk. Andererseits sollte auch keiner der vielen im Internet oder bei den Ordner-Herstellern zu findenden Pläne einfach übernommen werden. Gute Beleg- und Dateiablage orientiert sich an den Arbeitsprozessen. Es sollten, je nach Betrieb, eine Reihe von Entscheidungen getroffen werden. Legen wir die Kontoauszüge zur Bank oder in der laufenden Buchhaltung ab? Beides kann richtig sein. Es gibt da keine absoluten Wahrheiten. Deshalb sollte ein guter Aktenplan immer individuell auf die Arbeitsabläufe des Betriebes angepasst sein.

Klar Schiff machen

Und noch etwas möchte ich loswerden. Wir erleben Unternehmen, die glauben ein digitales Dokumentenmanagementsystem sei die Lösung für die in diesem Beitrag beschriebenen Probleme . Das Gegenteil ist der Fall. Am Ende liegen die Dokumente in einer nicht einsehbaren „BlackBox“ und der einzige Ausweg ist dann meist den ganzen Tag die Volltextsuche des Systems zu strapazieren.

Und verstehen Sie mich nicht falsch! Ich bin ein großer Fan von digitalen Dokumentenmanagementsystemen. Die Vorstellung, dass alles mehr oder weniger automatisch am richtigen Platz abgelegt wird und dazu die perfekten Suchmechanismen üben einen großen Reiz auf uns aus. Aber die Reihenfolge muss stimmen. Erst Struktur, dann DMS.

Man kann nicht die totale Unordnung auf ein digitales System übertragen und hoffen, dass dabei Ordnung herauskommen wird. Das wird es nicht. Es ist in diesem Fall nicht damit getan sich ein Stück Software zu kaufen, dieses zu installieren und meinetwegen sogar noch vom Hersteller im Hinblick auf die Funktionen schulen zu lassen. Die Strukturen im Hintergrund sind das Herzstück. Und die benötigen Sie sowohl in der analogen, wie auch in der digitalen Ablage entsprechend ihrer betrieblichen Arbeitsabläufe. Diese Strukturen müssen im Grunde stehen, bevor ein DMS angeschafft wird.

Soviel für heute. Schön, dass Sie hier angekommen sind. Heute rechne und hoffe ich doch sehr auf kontroverse Kommentare. Dieses ganze Ordnungsgerede können die Genies unter Ihnen, die ihr Chaos beherrschen, doch niemals unwidersprochen über sich ergehen lassen. Nutzen Sie unsere Kommentarfunktion. Diskutieren Sie mit uns! Wir freuen uns wirklich über jede Rückmeldung.

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PS. Auf unserer Facebook-Seite http://www.facebook.com/Unternehmensberatung.mareco stellen sich unsere Mitarbeiter gerade der Reihe nach in kleinen Videos vor. Vielleicht haben Sie Lust einmal kurz hineinzuklicken. Meine Mitarbeiter haben mich „gezwungen“ auch so ein Video zu machen. Ich sehe ja schon nicht sehr gerne Fotos von mir – und Videos sind noch schlimmer.

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