von Markus Zimmermann (Kommentare: 1)

Gute Vorsätze

Zum Jahreswechsel gibt es ja immer jede Menge Rituale. Raclette, Bleigießen und Böller helfen zuverlässig das alljährliche Silvester-Gefühl zu erzeugen. Und Vorsätze. Gute Vorsätze natürlich.

Also ich kann die Neu-Nichtraucher, Gesund-Ernährer und Spitzensportler, die ich in Silvesternächten so um Mitternacht herum kennengelernt habe, kaum mehr zählen. Das ist auch nicht so einfach. Ab Dreikönig sind sie nämlich meist schon wieder verschwunden. Dabei sind Ziele - gerade im Geschäftsleben - durchaus wichtig. Das neue Jahr ist auch für uns Unternehmer so etwas wie ein symbolischer Neustart. Dieser Beitrag beschäftigt sich deshalb mit unseres Erachtens sinnvollen, unternehmerischen Zielen – und wie sie erreicht werden können.

Los geht's!

Ziel 1: Bessere Abläufe im Unternehmen

Der Versuch bessere Abläufe im Betrieb zu schaffen, wäre unser erster Vorschlag für ein sinnvolles Ziel 2018. Bessere Abläufe bedeuten mehr Effizienz. Produktives Arbeiten ist brutal wichtig, damit keine Zeit für unnötige Administrationstätigkeiten verschwendet wird. Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter dem Kerngeschäft und dem Kunden widmen könnten. Es sind dabei oft die kleinen Schritte, die auf Dauer den großen Unterschied ausmachen.

Sehen Sie sich also die wichtigsten Prozesse (Kernprozesse) in Ihrem Betrieb noch einmal an. Kernprozesse können beispielsweise der Verkaufsablauf von der Kundenanfrage bis zur Auftragsbestätigung sein. Oder der Einkaufsablauf von der Materialbedarfsmeldung bis zur Eingangsrechnung des Lieferanten. Die Liste ließe sich, je nach Betrieb, endlos fortführen. Wichtig ist, dass Sie sich die Zeit nehmen und einmal alle Arbeitsschritte Ihrer Kernprozesse dokumentieren, um dann darüber nachzudenken, wie man es einfacher, weniger arbeitsaufwendig, schlicht effizienter organisieren könnte.

Vielleicht kann Ihnen auch der Blick und die Erfahrung eines unabhängigen Dritten sowohl bei der Dokumentation, wie auch der Re-Organisation Ihrer Arbeitsabläufe helfen. Wir erleben in unserer täglichen Praxis tatsächlich Fälle, in denen zwei Anrufe beim Softwarehersteller helfen jahrelang mühevoll und zeitaufwendig gepflegte Excel-Tabellen ganz einfach überflüssig zu machen.

Ziel 2: Schriftliche Umsatz- und Gewinnziele

Jedes Unternehmen lebt von den Gewinnen, die es aus seinen Umsätzen erwirtschaften kann. Solange der Deckungsbeitrag eines Auftrages größer Null ist, sollten höhere Umsätze theoretisch auch zu höheren Gewinnen führen. Es ist deshalb nur konsequent, wenn Unternehmer ihre Umsätze und damit ihre Gewinne steigern möchten. Leider bleibt dies oft ein nicht konkretisierter Wunsch, der sich dann, je nach Marktlage, erfüllt – oder eben nicht.

Wir glauben, dass sich kein Unternehmen (ganz) auf die Bewegungen des Marktes verlassen muss. Man kann – zumindest teilweise – Einfluss auf die Umsatz- und Ertragsentwicklung eines Unternehmens nehmen, wenn es strategisch und analytisch angegeangen wird.

Wie wäre es mit einer kleinen Analyse welche Aufträge und welche Kunden die besten Margen gebracht haben? Das Ergebnis könnte doch die Akquise im neuen Jahr beeinflussen. Wir haben auch die Erfahrung, dass die regelmäßige Planung der Gemeinkosten zu einem höheren Kostenbewusstsein, damit zu nierdrigeren Fixkosten und im Endeffekt zu besseren Ergebnissen führt. Die Ergebnisse der Nachkalkulation und der Kostenrechnung helfen auch bereits abgewickelte Aufträge im Hinblick auf die Stärken der Mitarbeiter und des gesamten Teams zu analysieren.

Es gibt keine verlässliche Kostenrechnung oder Nachkalkulation in Ihrem Betrieb? Dann springen wir zurück zum Ziel 1 und verbessern in einem angemessenen Zeitraum die Abläufe. Eine valide Datenbasis gehört zum Handwerkszeug eines jeden Unternehmens.

In jedem Fall ergibt es Sinn sein Geschäft zu planen. Eine Ertragsvorschau, eine Liquiditätsprognose sowie eine Planbilanz auf Monatsbasis helfen, um auf etwaige Fehlentwicklungen reagieren zu können. Ein Plan ist ein Plan. Er wird nie stimmen. Wenn während des Planungsprozesses jedoch intensiv nachgedacht wurde und die betrieblichen Realitäten der Vergangenheit mit den zum Planungszeitpunkt beabsichtigten Zielen sinnvoll verbunden werden, hilft die Abweichungsanalyse ganz enorm. Ohne Plan, keine Abweichungsanalyse.

Ziel 3: Sich mehr um die Mitarbeiter kümmern

In fast allen mitarbeitergetriebenen Unternehmen, sind die Mitarbeiter das mit Abstand wichtigste Kapital. Die Zeiten, in denen über Mitarbeiter als Human-Ressourcen verfügt wurde, sind auf absehbare Zeit zu Ende. Allein die demografische Entwicklung spricht dagegen. Die geburtenstarken Jahrgänge scheiden jetzt dann nach und nach aus dem Erwerbsleben aus. Es kommen weniger starke Jahrgänge nach. Noch dazu passen die Qualifikationen und die Anforderungen heute weit weniger selbstverständlich zusammen, als dies in der Nachkriegszeit der Fall war. In weiten Teilen Deutschlands, insbesondere bei uns im Süden, herrscht Vollbeschäftigung. Mitarbeiter suchen sich ihre Betriebe aus, nicht anders herum.

Nun will ich damit nicht sagen, dass sich Unternehmen von ihren Belegschaften aufgrund der gegebenen Situation die Bedingungen aufdrücken lassen sollten. Dies würde langfristig auch den Mitarbeitern schaden. Wir Unternehmer sollten jedoch motivierende Rahmenbedingungen schaffen, innerhalb derer Menschen gerne bereit sind Leistung zu erbringen, um an einem größeren, hoffentlich gemeinsamen Ziel zu arbeiten. Es sind oft kleine Dinge, die die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Arbeitsplatz
Der Arbeitsplatz des Mitarbeiters sollte freundlich sein. Gut ausgeleuchtet, mit allen notwendigen ergonomischen Einrichtungen. Alle notwendigen Arbeitsmittel sollten ausreichend vorhanden sein. Die benötigte Technik muss funktionieren und auf einem einigermaßen aktuellen Stand sein. Mitarbeiter wollen in der Regel produktiv sein und sie wollen auch ein wenig stolz auf ihren Arbeitsplatz sein können.

Hohe Flexibilität
Wann immer es irgendwie mit den Abläufen des Betriebes vereinbar ist, sollte auf die individuellen Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen werden. Dies gilt insbesondere bei der Gestaltung der Arbeitszeiten. Mitarbeiter, die wissen, dass sie ihr Arbeitsleben gut mit ihrem Privatleben vereinbaren können, sind entspannter und fühlen sich wohler. Außerdem erschließt Flexibilität neue Mitarbeitergruppen, die in starren Umgebungen überhaupt nicht zur Verfügung stünden.

Kommunikation
Ich gebe es zu. Ich unterschätze die Bedeutung von Kommunikation auch immer wieder. Mitarbeiter wollen regelmäßig über alle betrieblichen Belange informiert werden. Sie brauchen einen konkreten und dann auch verfügbaren Ansprechpartner für die verschiedensten Probleme und es sollte so etwas wie eine Vertrauensperson geben, mit der atmosphärische Themen besprochen werden können. Kommunikation fördert das Betriebsklima, die Kreativität und auch den Zusammenhalt.

Aus- und Weiterbildung
Ich bin der Buch-Typ. Ich habe auch während meines Studiums am Liebsten aus Büchern gelernt. Das tue ich heute noch. Ich habe aber auch lernen müssen, dass das bei weitem nicht für alle Menschen gilt. Mitarbeiter wollen die Chance auf regelmäßige Aus- und Weiterbildung. Und damit meinen sie in aller Regel nicht ein Buch und zwei freie Tage in denen sie sich damit beschäftigen können. Es geht dabei um regelmäßige Schulungsmaßnahmen im Rahmen von internen und externen Seminaren bis hin zur Laufbahnplanung.

Verantwortung
Lob, Anerkennung und Wertschätzung sind für jeden Menschen wichtig. Darüber hinaus fördert das Übertragen von Verantwortung, von anspruchsvollen und kreativen Aufgaben die Leistungsbereitschaft von Mitarbeitern. Dabei sind wiederum die gemeinsame Vereinbarung von Arbeitszielen und deren Zielkontrolle sehr wichtig.

Annehmlichkeiten
Kleine Annehmlichkeiten, wie kostenloses Wasser oder Kaffee machen den Arbeitsalltag angenehmer. Für besondere Leistungen können Gutscheine für eine Kultur- oder Sportveranstaltung eine gute Idee sein.

Jubelnde Menschen auf Berg

Ziel 4: Delegieren

Werden Sie auch manchmal oder sogar oft von Ihrem Tagesschäft förmlich verschlungen? Dann bleibt Ihnen wahrscheinlich zu wenig Zeit um an den Dingen zu arbeiten, die über die Zukunft des Unternehmens entscheiden. Unternehmer, die gut im Delegieren sind, haben mehr Freiraum um „am Unternehmen“ anstatt „im Unternehmen“ zu arbeiten. Wie also kann sinnvolles Delegieren gelingen?

Nicht alle Aufgaben sind delegierbar. Aber viele. Insofern sollten Sie in einer ehrlichen Analyse herausfinden, welche Aufgaben im Tagesgeschäft tatsächlich nur von Ihnen selbst übernommen werden können. Da bleibt häufig nicht wirklich viel. Alle anderen, also viele der Aufgaben im Tagesgeschäft sind meist delegierbar.

Mitarbeiter finden
Unliebsame Aufgaben einem Mitarbeiter aufzudrücken, hat noch relativ wenig mit Delegieren zu tun. Überlegen Sie sich für jede Aufgabe, die Sie übertragen möchten ganz genau, wer diese Aufgabe am Besten erledigen kann. Geben Sie auch Aufgaben und Vorgänge ab, die Sie eigentlich gerne machen.

Aufgabenstellung
Erläutern Sie dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin, die eine Aufgabe von Ihnen übernehmen soll ganz ausführlich, wie diese Aufgabe in Ihrem Sinne zu erledigen ist. Für das Übergabegespräch sollte unbedingt genug Zeit eingeplant werden. In diesem Gespräch sollte außerdem geklärt werden, innerhalb welcher Zeit der Mitarbeiter die neue Aufgabe idealerweise erledigen sollte. Erklären Sie dem betreffenden Mitarbeiter auch den größeren Hintergrund der Aufgabe. Erläutern Sie den Gesamtkontext der Aufgabe und warum die delegierte Aufgabe wichtig für den Betriebsablauf ist.
Das Übergabegespräch ist wichtig. Wenn die Übergabe der Aufgabe nicht passt, führt das nur zu Frust, weil der Mitarbeiter nicht wirklich weiß, was zu tun ist und Sie das Gefühl bekommen, dass es doch besser wäre, es selbst zu tun.

Kommunikation
Wenn Sie jemanden eine Aufgabe in dessen Verantwortung übertragen haben, kommunizieren Sie das im Betrieb und gegebenenfalls auch an diejenigen externen Partner, die davon betroffen sind. Der Mitarbeiter muss in die Lage versetzt werden seine Verantwortung selbstbewusst wahrzunehmen.

Fragen
Ihr Mitarbeiter sollte, gerade anfänglich, die Sicherheit haben jederzeit mit Fragen zum Vorgang zu Ihnen kommen zu dürfen.

Voraussetzungen
Ihr Mitarbeiter braucht von Ihnen natürlich alle Informationen, Unterlagen und Arbeitsmittel übergeben, die er zur Bearbeitung der ihm übertragenen Aufgabe braucht. Nehmen Sie sich die Zeit ihn in diese Voraussetzungen einzuweisen.

Stil
Ich mag keine Textmarker. Ich markiere seit ich Azubi war alles mit Holzfarben. Ich muss mich immer bremsen, wenn meine Kollegen und Mitarbeiter ihre Textmarker förmlich missbrauchen. Was das mit unserem Thema zu tun hat? Menschen haben unterschiedliche Arbeitsstile. Am Ende kann man nur ein Ziel delegieren, nicht den Weg dahin. Lassen Sie Ihren Leuten also die Freiheit die delegierten Aufgaben so zu erledigen, wie sie – die betreffenden Mitarbeiter – das möchten. Natürlich nur, solange das Ergebnis stimmt.

Rückmeldung
Kontrollieren Sie regelmäßig, ob der Mitarbeiter die übertragene Aufgabe mit dem erwünschten Ergebnis erledigt hat und geben Sie offen Rückmeldung. Bei uns im Allgäu heißt es ja, dass „it gschumpfa globt gnua isch“. Allerdings brauchen Menschen Lob, aber auch sachliche Kritik, wenn es mal nicht so läuft. Und wir Allgäuer sind ja auch Menschen – ganz besondere natürlich Zwinkernd

Soweit für heute. Schön, dass Sie hier angekommen sind. Wir setzen diesen Beitrag Ende Januar 2018 fort, wenn wir den Versuch unternehmen zu beschreiben, wie gute Vorsätze tatsächlich umgesetzt werden können. Bleiben Sie also dabei!

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1 Kommentar/e

Kommentar von KB

Hallo Markus,

wieder ein super Blog.

Antwort von Markus Zimmermann

Vielen Dank, freut mich, wenn dir der Beitrag gefallen hat. Bleib' dran Lächelnd, Ende Januar beschreiben wir, wie man aus Vorsätzen erreichte Ziele machen kann. Die Literatur zum Thema war wirklich interessant. Ich hoffe, wir haben es gut zusammengefasst.