von Markus Zimmermann (Kommentare: 1)

Digitalisierung

Alle Welt spricht momentan über Digitalisierung. Das klingt zunächst einmal kompliziert. Dabei beschreibt der Begriff eigentlich nur die Veränderungen von Arbeitsprozessen, die bei zunehmender Nutzung digitaler Geräte erfolgt. Und genau daran hapert es im kleinen Mittelstand leider heute noch allzu oft.

Fast alle Betriebe verfügen heute über Softwaresysteme, die im Grunde viele betrieblichen Prozesse unterstützen könnten. Fast immer gibt es mindestens ein ERP-System, ein Buchhaltungssystem und eine Groupware. Manchmal finden wir, neben technischer Software, auch Programme zum Dokumentenmanagement oder CRM-Anwendungen.

ERP-System

Fast alle Unternehmen setzen zur Auftragsbearbeitung ein der Branche angepasstes ERP-System zur Unterstützung der betrieblichen Kernprozesse wie Angebot, Abrechnung, Lager, Einkauf, Auftragsabwicklung etc. ein.

Buchhaltungssystem

Jeder Betrieb setzt – entweder selbst oder durch einen externen Dienstleister – ein Buchhaltungssystem ein.

Groupware

Verbreitet ist auch die Nutzung von Groupware oder Groupwarefunktionen. Dies beinhaltet das heute obligatorische Mailsystem. Termine, Kontakte und Aufgaben sind entweder im Groupwaresystem oder auch im ERP-System zu finden.

Office-Systeme

Im Grunde alle uns bekannten Betriebe setzen Office-Produkte für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentation ein. Diese Systeme sind unserer Erfahrung nach Fluch und Segen zugleich.
Insbesondere die Tabellenkalkulation wird aufgrund ihrer großen Verbreitung häufig für Anwendungsfälle verwendet, die mit dem ERP-System besser zu lösen wären.

Digitalisierung

Das Problem an der Digitalisierung ist nach unserer Wahrnehmung, dass sie oft nicht als Führungsaufgabe verstanden wird. EDV-Landschaften wachsen fast immer unstrukturiert. Man lässt sich von den Softwareherstellern oft zu schnell verführen, ohne zu prüfen, ob die Software wirklich zu den Abläufen passt. Und da beginnt oft schon das nächste Problem. In ganz vielen Betrieben ist die Frage ungeklärt, zu welchen Ergebnissen die ausgeführten Abläufe eigentlich führen sollen. Man hat es „halt schon immer so gemacht“.

Digitalisierung beginnt unseres Erachtens mit dem – ironischerweise ganz analogen - Erstellen einer Prozesslandkarte. Die Bestellung neuer Software kommt, wenn überhaupt, viel später.

  • Inventarisierung aller derzeitigen Arbeitsprozesse im Betrieb
  • Einteilung der Arbeitsprozesse in Kern- und Unterstützungsprozesse

Die Frage ist nun: Was soll aus den Arbeitsprozessen hinten rauskommen? Das klingt zunächst einfach. Der Ablauf für die Angebotsbearbeitung soll halt zu einem Angebot führen, oder?

Wäre es aber nicht sinnvoll und zeitgemäß, wenn man aus dem Angebot gleich die kalkulierten Arbeitszeiten, die Maschinenzeiten und die benötigten Waren- und Fremdleistungen hätte und an die Arbeitsvorbereitung übergeben könnte?

Es geht also darum vorab das eigentliche Hauptergebnis und den Datensatz eines Ablaufes festzulegen. Die weitere Überlegung wäre dann, wie und mit welchen Schnittstellen die gewonnen Daten für andere Prozesse (Abläufe) verwendet werden können.

Diese Analyse macht den meisten Unternehmern großen Spaß. Man erkennt dabei, wie man Abläufe verbessern könnte. Am Ende sollte eine Prozesslandkarte stehen. Das muss überhaupt nichts Kompliziertes sein. Für alle Prozesse handgeschriebene Aufzeichnungen zu den einzelnen Arbeitsschritten, mit einer kleinen Beschreibung der gewünschten Hauptergebnisse, der zusätzlichen Daten (Datensatz) und der notwendigen Schnittstellen reichen für den Anfang vollkommen. Wenn das erledigt ist, beginnt Digitalisierung im Wortsinn, nämlich „die Veränderung von Arbeitsprozessen, die bei zunehmender Nutzung digitaler Geräte erfolgt“.

Es geht jetzt fast nie darum sofort neue Software zu bestellen. Meistens genügt es die vorhandene Software besser zu nutzen. An dieser Stelle können die Arbeitsprozesse und Schnittstellen nun an die Software angepasst werden. Sie werden dabei fast immer die Erfahrung machen, dass ihr System viel mehr unterstützt, als bislang angewendet wurde.

Wenn ein paar „offene Wunden“ bleiben und Ihr System manche Dinge eben nicht macht, die Sie sich aber unbedingt wünschen, sprechen Sie mit dem Hersteller. Normalerweise sind die ganz offen für kundenspezifische Anpassungen.

Digitalisierung bedeutet in der Welt, in der wir uns bewegen, in aller Regel nicht mehr als die eigene Ablauforganisation durchgängig durch die betriebliche IT zu unterstützen. Wer das konsequent macht, wird viele Dinge schneller und qualitativ besser erledigten können. In der Regel macht man dabei eine erstaunliche Erfahrung. Das Excel-Icon auf Ihrem PC-Desktop wird nur noch sehr sporadisch geklickt. All diese aufwendigen, kostspieligen und im Endeffekt doch nicht perfekten Hilfstabellen verschwinden, weil Sie Ihre Daten nun viel besser und einfacher aus Ihrem ERP gewinnen.

Ein ganz wesentliches Ziel von Digitalisierung sollte aus unserer Beratersicht ein Datensatz sein, der Ihnen detaillierte Ist-Daten zu Nachkalkulation und Kostenrechnung liefert. Wer das hinbekommt, hat in der Regel auch seine Bestände im Griff und damit perfekte Voraussetzungen geschaffen auch innerjährig und ohne manuelle Inventur aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertungen zu bekommen. Was dafür getan werden muss, ist meist gar nicht so aufwendig.

Zeiterfassung

Die auftragsbezogene Zeiterfassung der produktiven Mitarbeiter wird in vielen Betrieben noch ziemlich analog geregelt wird. Dabei ist es in allen uns bekannten Branchen nicht besonders kompliziert hier Digitalisierung zu betreiben. Es gibt für praktisch alle Branchen hervorragende Systeme mit ebenso hervorragenden Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen.

Zubuchung der direkten Kosten

Wenn die Arbeits- und Maschinenzeiten korrekt erfasst sind, hilft das schon mal für die künftige Vor-Kalkulation unglaublich weiter. Wenn es jetzt noch gelingt die direkten Kosten (Waren, Fremdleistungen) der jeweiligen Leistung oder dem jeweiligen Produkt zuzubuchen, ist schon das Meiste gewonnen. Der Aufwand hierfür ist ein wenig brachenabhängig. Das geht im Baugewerbe einfacher, als in einem Metallbetrieb mit Serienfertigung. Es ist aber immer mit angemessenem Aufwand machbar.

Lager

Leider wird das Lager oft etwas stiefmütterlich behandelt. Dabei ist das technisch und organisatorisch die einfachste der drei beschriebenen Aufgaben. Lagerbestandsführung ist im Grunde doch nur eine Frage der Disziplin.

Erfolg durch Digitalisierung

Wer den relativ einfachen Dreisatz aus Zeiterfassung, Verbuchung der direkten Kosten und Lagerbuchhaltung hinbekommt, wird selbst zu jedem Zeitpunkt im Jahr wissen, wo er steht und nie wieder eine Diskussion über die Aussagekraft der Zahlen mit Bankern oder anderen Kapitalgebern führen müssen.

Sofern Sie die wichtigen Aufgaben mit Ihren vorhandenen Systemen wider erwarten nicht abbilden können. Der Freistaat Bayern gewährt derzeit großzügige Fördermittel. Gerne sind wir Ihnen bei einer etwaigen Antragstellung sowie der Abrechnung behilflich.

Soweit für heute. Schön, dass Sie hier angekommen sind. Wir würden uns sehr über Rückmeldungen und Kommentare zu unserem Beitrag freuen. Wenn Ihnen unser Blog gefällt, wäre es schön, wenn Sie den Beitrag an einen oder mehrere Kollegen schicken oder in den sozialen Medien teilen würden. Nutzen Sie die entsprechenden Funktionen am Ende der Seite.

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1 Kommentar/e

Kommentar von Marcus

Wie immer sehr spannend. Hab beim lesen grad ein wenig versucht auf unser Unternehmen zu projizieren. Ich erzähle dir morgen davon.