von Markus Zimmermann (Kommentare: 0)

Arbeitsabläufe und Branchensoftware

Wir begleiten ganz aktuell zwei Projekte, in denen Unternehmen erstmalig ein umfassendes ERP-System (Branchensoftware) einführen möchten. Das ist nicht so einfach, wie man denkt.

Beide Allgäuer Betriebe sind dem Bauhandwerk zuzuordnen und haben zirka 15 Mitarbeiter. Eigentlich haben beide Projekte vielversprechend begonnen. In diesen Schritt waren die wichtigsten Mitarbeiter der Verwaltung auch eingebunden. Die jeweiligen Unternehmer haben sich dann für ein System entschieden und die Software installieren lassen. Und damit beginnen die Schwierigkeiten. Beide Projekte laufen unseres Erachtens derzeit nicht wirklich in die richtige Richtung. Warum?

Die Einführung eines ERP-Systems (Branchensoftware) oder der Umgang mit einer solchen Software wird ganz oft nicht als das gesehen, was es ist: Ablauforganisation. Die Impulse für die Einführung eines solchen Produkts sind vielfältig. Der schwärmende Kollege, das bunte Hochglanzprospekt des Softwarehauses oder auch der Mitarbeiter, der von anderer Stelle weiß, dass mit einer Branchensoftware alles schneller und besser geht. Sie alle haben recht. Der Einsatz eines solchen Produktes ist in der heutigen Zeit unerlässlich.

Niemand spricht jedoch klar aus, dass die sinnvolle Einführung oder der sinnvolle Einsatz einer ERP-Software in einem kleinen Unternehmen, die gesamte Ablauforganisation eines Betriebes durchdringen muss. Die Einführung und Anwendung eines solchen Produktes ist also ein stetiger Organisationsprozess.

Leider erleben wir sehr häufig, dass teure Softwareprodukte wie Schreibmaschinen benutzt werden. Das bedeutet, dass einzelne Aufgaben damit erledigt werden ohne die dabei anfallenden Daten auszuwerten und zu verknüpfen. Der eigentliche Kernnutzen aus der Anwendung eines solchen Systems wird nicht gezogen.

Wir haben, in unserer Eigenschaft als Unternehmensberater, deshalb verschiedenste Fälle im ganzen Allgäu für Sie analysiert, um herauszufinden, was notwendig ist, um die Einführung und Anwendung des wichtigsten Systems im Haus professionell und mit größtmöglichem Nutzen hinzubekommen.

Abläufe identifizieren und definieren

ERP-Systeme sind ein immerwährendes Projekt. Diese Systeme haben viel mehr mit Organisation, als mit IT zu tun. Deshalb sind nicht diejenigen Mitarbeiter und Externe aufgerufen, die sich am Besten mit EDV auskennen, sondern diejenigen, die sich um die Organisation von Arbeitsabläufen kümmern. Es geht in erster Linie um Ablauforganisation!

Das bedeutet, dass der allererste Schritt aus der Analyse der wichtigsten Abläufe besteht. Die wichtigsten Abläufe heißen Kernprozesse. Ein Kernprozess kann zum Beispiel aus allen Tätigkeiten von der Kundenanfrage bis zum Angebot oder von der Auftragserteilung bis zur Fertigstellung der Leistung oder des Produkts sein. Man macht sich einfach Gedanken wie diese Prozesse im Moment ausgeführt werden, was dazu benötigt wird und zu welchen Ergebnissen sie im Moment führen. Das hat alles noch rein gar nichts mit Software zu tun.

Nach der Bestandsaufnahme sollte in einem zweiten Schritt eine Zieldefinition erfolgen. Was wollen wir durch die Einführung oder die bessere Anwendung einer Branchensoftware erreichen? Die Antwort auf diese Frage ist leider immer noch viel zu häufig, „ja, dass wir halt unsere Angebote und Rechnungen künftig nicht mehr mit Word, sondern mit dem Programm schreiben können.“

Mag sein, dass es mit dem „Programm“ schneller geht, aber wir als Unternehmensberater meinen, dass die betriebswirtschaftlichen Ziele definitiv viel umfangreicher anzusetzen sind. Ein ganz wichtiges, aber oft vernachlässigtes Ziel ist beispielsweise, dass alle relevanten Daten in einer Datenbank zusammenlaufen und ausgewertet werden können – und auch ausgewertet werden.

Jedenfalls sollte an der Stelle vom Ende her gedacht werden und überlegt werden, was man alles mit der Software erreichen will. Sie werden sagen, „ja klar, das muss er ja sagen“, dennoch meine Bitte, lassen Sie sich bei dieser Aufgabe von erfahrenen Beratern begleiten. Hier werden Strukturen gelegt, die im Kern über einen langen Zeitraum halten sollten. Es mag Ausnahmen geben, aber in aller Regel sind weder der Softwarehersteller, noch ein anderer EDV'ler, noch der Steuerberater für diese Beratung prädestiniert.

Branchensoftware einführen

Wenn wir uns privat ein iPhone oder ein neues Notebook kaufen, macht die Vielfalt der neuen, bunten Funktionen Spaß. Man probiert etwas herum und denkt die ganze Zeit, „boah super, da kann ich dann dies und jenes damit machen“. Im Laufe der Zeit stellt man dann fest, dass die sinnvolle Nutzung jedes etwas komplexeren App's auch erlernt und konsequent durchgezogen werden muss. Im Endeffekt stellt man dann nach einem halben Jahr ernüchtert fest, dass man von den neuen Funktionen nur einen Bruchteil der neuen Möglichkeiten wirklich genutzt hat – aber einen Haufen Zeit verschwendet hat. Ich glaube, dass diesen Effekt jeder von uns kennt.

Bedauerlicherweise erleben wir bei der Einführung und Anwendung von ERP-Systemen exakt das Gleiche. Mitarbeiter und Unternehmer spielen am System herum, freuen sich über die vielen Funktionen, nutzen diese im Endeffekt aber nicht oder nicht konsequent, was auf das gleiche Ergebnis hinausläuft.

Branchensoftware wird für viele Betriebe programmiert. Im Grunde schießt der Hersteller aus einer Schrotflinte, um möglichst viele Treffer zu landen. Das bedeutet, dass jedes Paket eine Unmenge von Funktionen haben wird, die der einzelne Betrieb nicht braucht, um seine Ziele zu erreichen. Andersherum, wird es auch immer so sein, dass sehr spezielle Anforderungen eines einzelnen Betriebs gar nicht abgebildet sind.

Hier schließt sich der Kreis. Wer zuerst seine Abläufe analysiert und entsprechend der definierten Ziele anpasst, kann jetzt ganz konkrete, schlanke Wege suchen diese Abläufe im System abzubilden. Mit definierten Abläufen verlaufen Schulungen durch den Hersteller auch deutlich effektiver, weil man ganz konkrete Fragen stellen kann.

Es wird nicht ein Haufen Zeit mit Funktionen verschwendet, die zur Erreichung der zuvor definierten Ziele nicht benötigt werden. Insbesondere Mitarbeiter, die sowieso Berührungsängste mit IT-Systemen haben, werden weniger frustriert sein, wenn klar ist, wie das System möglichst effektiv dazu genutzt werden kann, die gewünschten Arbeitsergebnisse zu liefern.

So rum geht’s dann für den einzelnen Mitarbeiter mit System halt wirklich schneller und die Datenhaltung passiert automatisch im Hintergrund.

Konsequent sein

Ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor, bei der Einführung und der Anwendung von ERP-Software heißt Konsequenz.

In den beiden Projekten, die wir gerade begleiten, sind die Unternehmer zwar sehr für das Softwareprodukt. Schließlich haben sie es ja gekauft und bezahlt. Sie hegen auch große Erwartungen an Mitarbeiter und System. Beide sind jedoch nicht bereit ihre Haupttätigkeit, die Vor-Kalkulation, über das neue System abzuwickeln. Eine solche Einführung muss und kann nicht über Nacht passieren. Der große Vorteil ist jedoch die zentralisierte Datenhaltung. Ein noch so mächtiges Softwaresystem verkommt zur Schreibmaschine für Einzelabläufe, wenn nicht alle Kernprozesse darin abgebildet werden. Es muss also von allen Beteiligten die Konsequenz und der Wille erwartet werden sich in das – wie gesagt – wichtigste System des eigenen Betriebes einzuarbeiten. Es geht – finden wir – darüber hinaus auch um die Signalwirkung gegenüber den Mitarbeitern.

Mit Abschluss des Einführungsprojektes darf es keine Nebenbuchhaltungen, Ablagen und Kalkulationen mehr geben. Scheinbar alle Menschen lieben Excel. Dieses Tool richtet in vielen Betrieben viel mehr Schaden an, als es nutzt. Es verleitet dazu Aufgaben außerhalb des Systems zu erledigen und damit die Datenbasis zu zerschießen.

Zu einem disziplinierten Umgang mit einem solchen System gehört auch, dass man nicht Unmengen von Zeit mit Funktionen verschwendet, die zur Erreichung der definierten Ziele nicht notwendig sind – oder die im Moment nicht auf dem Plan stehen.

Außerdem ist es von entscheidender Bedeutung, dass solche Systeme konsequent – im Rahmen eines stetigen Prozess – gepflegt werden. Wir erleben Betriebe, die gute Systeme haben, deren Datenbasis aber seit Jahren nicht wirklich gepflegt wird. Dennoch verlassen sich Mitarbeiter und Geschäftsleitung auf Auswertungen aus solchen Systemen. Das ist gefährlich.

Aufwand akzeptieren

Dieser Beitrag ist ein Plädoyer für die richtige Reihenfolge und eben auch für das richtige Verständnis hinsichtlich des Aufwands.

Viele Software-Einführungen kranken an der Tatsache, dass der zeitliche und monetäre Aufwand unterschätzt wird. Die Einführung ist ein unternehmerisches Großprojekt, das eben nicht mit der Anschaffung der Software endet, sondern eher genau dort beginnt.

Erfahrungsgemäß braucht es einen kompetenten Mitarbeiter, der für die Systempflege verantwortlich ist. Diese neue, zusätzliche Aufgabe benötigt Zeit. Zeit, die dem Mitarbeiter dann für das Tagesgeschäft fehlt. Es muss also von Anfang an klar sein, wie die Arbeit umgeschichtet werden kann, damit die unbedingt für das System notwendigen Zeitfenster entstehen. Diese Zeitfenster sind in dem Sinne unproduktiv, als dass sie keinem Kunden verrechnet werden können. Es erhöhen sich also die Kosten.

Wenn die in diesem Beitrag beschriebene Reihenfolge konsequent eingehalten wird, sinkt die Gefahr, dass das Programm wesentliche Funktionen nicht mitbringt. Wenn ein System aber weitestgehend gut passt und trotz guter Einführungsplanung eine Funktion nicht hat, die das Leben im Betrieb dauerhaft besser machen würde, dann sollte die Bereitschaft zur Anpassung da sein. Dazu braucht es entweder zusätzliche Module oder eine individuelle Programmierung. Beides kostet – zusätzlich zum Kernsystem – Geld.

Außerdem wird durch ein ERP-System durch externe Dienstleister Aufwand verursacht. Beratung hinsichtlich der Betriebsabläufe, Software-Schulungen und das Systemhaus werden in aller Regel Kosten verursachen, die so bislang noch nicht vorhanden waren.

Fazit

Jetzt habe ich Sie wahrscheinlich endgültig soweit, dass Sie sich fragen: „Lohnt sich das alles für mich und meinen Betrieb?“ Wir meinen: „Ja, unbedingt!“. Ob Sie es glauben oder nicht. Die Mehrzahl der Unternehmer, die wir kennenlernen – und das sind bei Weitem nicht nur 3-Mann-Betriebe, führen ihren Laden anhand des Kontostandes und ein paar Excel-Tabellen.

Die beiden oben genannten Projekte haben ihren Ursprung in der Forderung von Geldgebern, dass innerjährig verlässliche, betriebswirtschaftliche Auswertungen produziert werden. Die dafür zu lösenden Probleme sind immer die gleichen. Warenbestand führen. Teilfertige durch Zubuchung von Lohn-, Waren- und Fremdleistungskosten mitbewerten. Eine an und für sich einfache Sache. Macht aber nur die absolute Minderheit unserer gewerblichen Kunden.

Wenn das nicht funktioniert, klappt es in der Regel auch nicht mit der regelmäßigen Nachkalkulation und der Kostenrechnung. Es gibt dann keine unternehmerische Basis auf der zeitnah mit validen Daten auf Entwicklungen im Umfeld reagiert werden könnte.

Wir im kleinen Mittelstand – ich auch – mokieren uns gerne über die Bürokratie in größeren Einheiten, die meist nicht von Unternehmern, sondern von Angestellten geführt werden.

Aber diese angestellten Manager schaffen es ihre Betriebe besser und strategischer zu organisieren. Ich glaube schon, dass sich unternehmerischer Erfolg - unter anderem - an Bilanzen festmachen lässt. Obwohl Familienunternehmer großen persönlichen Einsatz zeigen, oft mit allem haften, was sie haben, innovativ sind, schnell und immer dienstleistungsbereit, sind die Gewinne der angeblich bürokratische geführten Großbetriebe in der Regel im Verhältnis viel, viel höher. Warum? Einer von mehreren Gründen scheint mir relativ sicher zu sein, dass größere Einheiten über eine bessere Zahlenbasis verfügen, was die Qualität unternehmerischer Entscheidungen signifikant erhöht und allesentscheidend für Investoren und Kapitalgeber ist.

Andere Frage. Wer oder was sind die Leute, die im Moment die spannendsten Firmen im Handwerk gründen? Thermondo, zum Beispiel? Es sind Betriebswirte, keine Techniker. Leute, die keine Ahnung vom Produkt haben.
Betriebe auf Basis von Zahlen und nicht auf Basis eines Gefühls oder des Kontostands zu führen, ist aus unserer Sicht ganz sicher ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Und das geht heutzutage nur mit einem auf guter Ablauforganisation basierendem Softwaresystem.

Eigentlich sind Techniker, Meister und Ingenieure doch sicher nicht schlechter für die Analyse von Zuständen und den Umgang mit Zahlen ausgebildet als Kaufleute. Deshalb wünsche ich mir, dass all diejenigen, die ein Familienunternehmen zu führen haben, ganz unabhängig von ihrer Ausbildung, dies in einer analytischen und zahlenbasierten Form tun.

Soweit für heute. Wenn Sie heute hier angekommen sind, gehören Sie wirklich zu den ganz Harten :-). Der nächste Beitrag wird kürzer und positiver. Es wird ein etwas theoretischerer Beitrag darüber sein, wie notwendige Veränderungen in kleinen Betrieben gelingen können.

Zunächst jedoch würden wir uns sehr über Rückmeldungen und Kommentare zu diesem Beitrag freuen. Wenn Ihnen unser Blog gefällt, wäre es schön, wenn Sie den Beitrag an einen oder mehrere Kollegen schicken oder in den sozialen Medien teilen würden. Nutzen Sie die entsprechenden Funktionen am Ende der Seite.

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