von Markus Zimmermann (Kommentare: 0)

Verbesserung von Arbeitsabläufen

Im heutigen Beitrag geht es um ein paar Fälle, in denen wir gemeinsam mit dem Kunden versucht haben ganz wesentliche und zeitraubende Arbeitsabläufe zu verbessern.

Verbesserung von Arbeitsabläufen

Ich glaube wir alle kennen das. Man erledigt eine wiederkehrende Aufgabe Tag für Tag oder Monat für Monat und denkt sich jedes Mal: Wenn wir das anders organisieren würden, ginge das viel schneller und automatischer. Nur fehlt dann im Alltag die Zeit zum „anders organisieren“. Man macht dann halt so weiter.

In verschiedenen Kundenprojekten stellen wir immer wieder fest, dass den betroffenen Unternehmern und Mitarbeitern kaum etwas anderes so viel Freude macht, wie neue effizientere Prozesse.

Schnittstelle Warenwirtschaft und Buchhaltung

Wirklich häufig erleben wir bei unseren Kunden, dass die Warenwirtschaft und die Buchhaltung vollkommen unabhängig nebeneinander her existieren. Die Verbindung zwischen diesen beiden Welten besteht oft allein in ausgedruckten Ein- und Ausgangsrechnungen. Irgendwie schafft man es nicht mit der Steuerkanzlei oder der eigenen Buchhaltung die Abläufe zu synchronisieren. Dabei ist genau das meist überhaupt nicht schwer.

Ich nehme mal einen von vielen Fällen heraus und erzähle exemplarisch, wie wir da vorgegangen sind, um das ERP-System mit der dortigen DATEV-Welt zu verbinden. Es geht in diesen Fällen eigentlich immer um die gleichen Themen und Fragestellungen.

Ausgangsrechnungen
Der betreffende Kunde hat eine wirklich große Anzahl von Ausgangsrechnungen. Ob ihr es glaubt oder nicht. Er hat diese Rechnungen bislang ausgedruckt und ordnerweise an den Steuerberater übergeben. Dort wurden die Belege dann manuell in DATEV erfasst.

Wir haben uns die DATEV-Schnittstelle der Warenwirtschaft angesehen, Kontakt zum Softwarehaus und zum Steuerberater aufgenommen und die Schnittstelle dann so eingerichtet, dass die Rechnungen digital in eine Datei übergeben und beim Steuerberater automatisch verbucht werden können. Dieser wirklich kleine Kniff spart in jedem Fall bei unserem Kunden, wie wir meinen aber auch beim Steuerberater richtig Zeit.

Verbesserung von Arbeitsabläufen

Eingangsrechnungen
Die aus dem Wareneinkauf resultierenden Belege wurden – analog den Ausgangsrechnungen – bislang beleghaft an den Steuerberater übergeben und dort manuell verbucht. Was die Eingangsbelege anbelangt, hat es jedoch ein anderes, wirtschaftlich viel schlimmeres Problem gegeben. Der Kunde hat nicht besonders viele Eingangsrechnungsbelege. Der Einzelbeleg jedoch ist auch betragsmäßig umfangreich. Der Betrieb ist seit seiner Gründung schnell gewachsen und so hat es keinerlei Beschaffungsprozesse gegeben.

  • Jeder Mitarbeiter konnte bei den Lieferanten bestellen, wie er gerade lustig war. Schriftliche Bestellungen wurden nicht erstellt.
  • Es gab ein räumliches Lager. Aber in dieses Lager wurde viel Zeug reingepfercht. Es war niemand zuständig. Im Ergebnis wurde alles, was aktuell benötigt wurde einfach noch einmal neu bestellt.
  • Es gab weder individuelle Preisanfragen noch Jahrespreisgespräche. Die Konditionen des Lieferanten wurden einfach hingenommen.
  • Es gab keinen wirklichen Wettbewerb unter den Lieferanten. Für jedes einzukaufende Produkt gab es einen Lieferanten, der „schon immer da“ war, einen sympathischen Außendienstler oder eine nette Außendienstlerin hatte.
  • Der Wareneingang wurde nicht auf Qualität und Menge geprüft.

Man sieht also, die beleghafte Übergabe der Rechnungsdaten an die Buchhaltung war zwar nicht zeitgemäß und arbeitsintensiv, aber das kleinste Problem. Über diesen Aufhänger haben sich ganz grundlegende, organisatorische Schwächen aufgetan, die dringend gelöst werden mussten. So wie es war, wurde jeden Tag unnötig Geld vernichtet.

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir dann versucht sinnvolle Abläufe für den gesamten Einkauf zu schaffen:

  • Die Zuständigkeiten für den Einkauf aller Waren, Materialien und Dienstleistungen die für die Produktion benötigt werden, wurden auf eine Person und einen Vertreter gebündelt. Allen anderen Mitarbeitern wurde strikt untersagt etwas einzukaufen.
  • Das Lager wurde körperlich aus- und aufgeräumt. Es wurde definiert welche Artikel künftig am Lager vorgehalten werden sollen. Die Verantwortlichkeit für alle Lagerbewegungen und die Prüfung des Wareneinganges wurden auf einen Mitarbeiter und seine Vertreterin übergeben.
  • Die Artikelstämme aller benötigten Waren und Materialien wurden im System hinterlegt.
  • Wir haben mit dem Softwarehaus einen durchgängigen, vom ERP-System unterstützten Ablauf von der Anfrage, über die Bestellung, zur Lieferung mit Eingangskontrolle und Lieferscheinerfassung bis hin zur Erfassung der Eingangsrechnung geschaffen.
  • Schließlich wurde die DATEV-Schnittstelle so eingerichtet, dass die Eingangsrechnungsbelege automatisch in digitaler Form in die Buchhaltung übergeben werden konnten.

Verbesserung von Arbeitsabläufen

Hört sich für den ein oder anderen von Ihnen jetzt vielleicht nach Behörde an. Aber wir formalisieren solche Prozesse immer in schriftlichen Ablaufplänen. Anhand dieser Pläne kann man die betreffenden Mitarbeiter viel besser schulen, ihnen die verbundenen, übergeordneten Ziele erklären und sie so für Abläufe begeistern. Man erreicht – wenn alles gut geht – außerdem, dass neue Abläufe auch dann weiter gelebt werden, wenn die Einführung schon eine Weile zurückliegt und der nervende Berater wieder weg ist.

Über die Themen Warenwirtschaft und Buchhaltung sowie die Schnittstelle dazwischen gäbe es noch viel mehr aus verschiedensten Fällen zu berichten. Ich werde das Thema in einem der folgenden Beiträge wieder aufnehmen. Heute möchte ich noch ein anderes Thema anschneiden.

Arbeitszeiterfassung

In Gewerbebetrieben haben wir häufig das Problem, dass die Zeiten der gewerblichen Mitarbeiter nicht den einzelnen Aufträgen zugeordnet werden. Im Ergebnis kann weder eine sinnvolle Nachkalkulation noch eine korrekte Bewertung der halbfertigen Arbeiten gemacht werden.

Kleines Autohaus
In einem kleinen Autohaus wurden die Zeiten überhaupt nicht auftragsbezogen erfasst. Wir haben dann global über mehrere Jahre die an den Kunden berechneten Stunden mit den an den Mitarbeiter bezahlten Stunden verglichen. Das Ergebnis war eigentlich von vorneherein klar. Die Mitarbeiter wurden immer unproduktiver. Dies ist menschlich. Ohne Zielvorgabe und entsprechende Zielkontrolle lässt die Spannung nach.

Wir haben mit dem Kunden nur ein paar Kleinigkeiten verändert.

  • Der Kunde hat auf ebay eine uralte, aber funktionstüchtige Stempeluhr erworben.
  • Alle Mitarbeiter müssen jetzt sowohl ihre produktiven Zeiten auf jeden einzelnen Auftrag stempeln. Die Mitarbeiter müssen aber auch die nicht-produktiven Zeiten stempeln.
  • Die Differenzen zwischen abrechenbaren und nicht-produktiven Stunden werden täglich überflogen und wöchentlich diskutiert.
  • Der Unternehmer passt den Personalbestand viel aktiver an die Auftragslage an. Die Mitarbeiter werden dabei flexibler gefordert, als in der Vergangenheit.

Sie sehen, da sind keine revolutionären Dinge umgesetzt worden. Das ist biederstes Organisationshandwerk. Eigentlich Selbstverständlichkeiten. Die Wirkung in diesem Fall war jedoch außerordentlich.

Metallbauer
Unser Kunde war sich vollkommen klar, dass es keine gute Idee ist die Zeiten nicht auftragsbezogen zu erfassen. Er hat vor dem Problem jedoch kapituliert, weil er von Kollegen und Mitarbeitern immer nur von hochtechnischen Lösungen gehört hat, die keine Wünsche offenlassen. Wir haben ihm dann geraten einfach mal langsam und für jedermann verständlich anzufangen.

Verbesserung von Arbeitsabläufen

  • Es wurde ein Laufzettel für jeden Auftrag eingeführt, auf dem das Teil und die Menge beschrieben wurden.
  • Dieser Laufzettel wurde an jede Station mitgenommen; jeder Arbeiter hat händisch die Zeit eingetragen, die er für den Auftrag verwendet hat.
  • Außerdem wurden auf dem Laufzettel alle Materialien, Waren und Fremdleistungen eingetragen.

Das hat in dem Fall funktioniert, weil das jeweilige Teil relativ lange an der einzelnen Station war und auch die Teile gut messbar waren. Im Endeffekt hat der Unternehmer nun alle Daten die er benötigt und kann diese entsprechend auswerten. Natürlich muss der Prozess auf Dauer IT-gestützt ablaufen. Aber für den Moment hat das Unternehmen einen Einstieg, den es zuvor jahrelang nicht geschafft hat.


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