von Markus Zimmermann (Kommentare: 0)

Veränderungen im Unternehmen umsetzen

Im letzten Monat haben wir darüber berichtet, wie man in Unternehmen vorhandenen Veränderungsbedarf erkennen kann. Dieser Beitrag soll aufzeigen, wie es gelingt die Veränderungen auch tatsächlich umzusetzen.

Ich möchte diesen Beitrag mit einem kleinen Rätsel beginnen: Verbinden Sie diese neun Punkte mit vier geraden Linien ohne den Stift abzusetzen, sodass alle Punkte berührt werden.9-Punkte-Problem

Na, haben Sie eine Lösung gefunden? Es ist gar nicht so einfach wie es scheint, denn um zu einer Lösung zu gelangen, bedarf es, den quadratischen Rahmen zuverlassen und „über den Tellerrand zu schauen.“

9-Punkte_Problem_Lösung


Das Quadrat steht symbolisch für so etwas wie eine Komfortzone, in der sich einzelne Mitarbeiter eines Unternehmens oder der gesamte Betrieb befinden können. Gerade wenn man schon lange im gleichen Unternehmen arbeitet, ist es normal ein gewisses Maß an Betriebsblindheit zu entwickeln. Es ist deshalb wichtig die Strukturen und Abläufe eines Betriebes immer wieder auf das Neue zu analysieren und kritisch zu hinterfragen. Referenzwerte von anderen Firmen bieten eine gute Möglichkeit festzustellen, wo der eigene Betrieb noch Luft nach oben hat. Der Vergleich hilft eigenes Verbesserungspotential zu entdecken.

Analysieren, vergleichen und verbessern sollte für den Unternehmer und seine Mitarbeiter zur immer wiederkehrenden Aufgabe werden. Von Zeit zu Zeit kann ein externer Dienstleister mit einem frischen Blick von außen sicher sinnvolle Unterstützung geben. Wichtig ist dabei in jedem Fall, offen und ehrlich an die Analyse heranzugehen und für unterschiedliche Lösungsansätze aufgeschlossen zu sein.

Verbesserungen gehen meist mit Veränderungen einher. Veränderungen umzusetzen ist nicht immer einfach und bequem. Ganz im Gegenteil ist die Umsetzung von Ideen, Vorstellungen und Optimierungen eine Königsdisziplin im Unternehmertum. Der Mensch, auch wir Unternehmer, neigen zur Trägheit. Und das wird mit zunehmendem Alter meist nicht besser. Wir mögen eingefahrene Wege. Für Unternehmen jedoch ist es wichtig sich von Zeit zu Zeit neu zu erfinden. Unternehmer müssen sich so etwas wie die kindliche Lust am Neuen bewahren, um ihre Erfolge abzusichern.

Veränderungsprozesse in Unternehmen umzusetzen erfordern Ausdauer und Mut, außerdem bedarf es eines guten Konzepts und der richtigen Vorgehensweise. Nur dann können Veränderungen in Unternehmen erfolgreich um- und durchgesetzt werden und zu nachhaltigen Verbesserungen führen.

Am Anfang eines jeden Veränderungsprozess steht die genaue Analyse über die Auswirkungen des Vorhabens auf die Arbeit des einzelnen Mitarbeiters. Es ist nicht damit getan eine neue Software oder einen neuen Ablauf einzuführen – und sei er noch so gut und durchdacht. Wer in seinem Betrieb wirklich etwas verändern möchte, muss sich darum kümmern, dass diese Veränderungen von den betroffenen Menschen gelebt werden. Am Reißbrett, unter Laborbedingungen ist es relativ einfach sich verbesserte Betriebsabläufe zu überlegen. Ob die Umsetzung gelingt, hängt immer von den Betroffenen ab. Deshalb ist es wichtig die Mitarbeiter, wie man neudeutsch sagt, „mitzunehmen“. Wir haben einmal ein wenig zusammengetragen, was verschiedene Betriebe getan haben, um ihre Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten. Vier Themen scheinen für den Projekterfolg ganz besonders wichtig zu sein.

Kommunikation

Veränderungen stoßen bei den Beteiligten in aller Regel zunächst auf Widerstände. Mitarbeiter sehen die Situation oder die Abläufe als zufriedenstellend an und fühlen sich damit wohl - warum also etwas ändern? Vielleicht haben Sie auch Angst den geplanten Abläufen nicht gerecht werden zu können. Oder Sie sind schlicht zu bequem sich mit etwas Neuem zu beschäftigten. Sie sind in der Komfortzone und möchten es auch bleiben. In unserem einleitenden Rätsel mit den 9 Punkten symbolisiert der Rahmen um die Punkte die Komfortzone. Um die Aufgabe zu lösen, war es aber notwendig über den Rahmen hinaus zu denken.

Es ist also enorm wichtig, die Einsicht der Beteiligten über bevorstehe Veränderungen zu erreichen und dafür zu sorgen, dass sie den Wandel auch akzeptieren und bereit sind, diesen mitzutragen. Denn ohne Einsicht und Akzeptanz der Beteiligten ist es nahezu unmöglich, gute Erfolge mit Veränderungsprozessen zu erreichen.

Die Idee der Führung zum bevorstehenden Wandel muss zuverlässig an seine Mitarbeiter kommuniziert werden und begleitet idealerweise den gesamten Prozess. Gerüchten und Vermutungen soll mit einer offenen und laufenden Kommunikation vorgebeugt werden. Besprechungen zum Thema sollten regelmäßig stattfinden, aber effektiv ablaufen: Thema, Ziele und die Dauer der Besprechung werden klar benannt. Zu Arbeitssitzungen werden nur Personen eingeladen, für die das Thema wirklich relevant ist.

Von Zeit zu Zeit sollten allgemeine Projektbesprechungen abgehalten werden. Hier werden alle Beteiligten über den aktuellen Projektstand unterrichtet. In diesen Besprechungen empfehlen sich sogenannte Reflexionsschleifen, in denen der Ist-Zustand mit den ursprünglichen Vorgaben abgeglichen wird. Es wird festgestellt, was erreicht ist und was gegenüber dem Plan noch fehlt. Gegebenenfalls muss diskutiert werden, wie der ursprüngliche Plan an den Ist-Zustand anzupassen ist.

Partizipation

Wenn Menschen, die vom Wandel betroffen sind, in den Veränderungsprozess integriert werden und mitarbeiten können, wird die Akzeptanz größer sein. Außerdem verfügen gerade die betroffenen Mitarbeiter oft über Detailwissen zu bestimmten Vorgängen, das gerade in kleinen Betrieben sonst nicht vorhanden ist. Mit dem Wissen der betroffenen Mitarbeiter werden gerade die kleinen
Schwachstellen in Strukturen und Arbeitsabläufen erkannt und das Verbesserungspotential sichtbar gemacht. Das Einbeziehen und die Wertschätzung aller Beteiligten sind für das Gelingen von Veränderungsprozessen wirklich von entscheidender Bedeutung.

Zeit

Veränderungen brauchen Vorlauf. Damit ist gemeint, dass den Beteiligten ausreichend Zeit gegeben wird, sich mit den neuen Gegebenheiten vertraut zu machen. Sie brauchen die geeigneten Werkzeuge, sei es in Form von Maschinen, Hardware, neuer Software oder Schulungen, um das Veränderungsziel zu erreichen. Je leichter es den Mitarbeitern gemacht wird, ihre Etappenziele zu erreichen, desto eher werden sie bereit sein, aktiv im Veränderungsprozess mitzuarbeiten und in ihrem Arbeitsalltag zu integrieren und nicht in die alte Routine zurück zu fallen.

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Wiederholung

Iteration beschreibt allgemein einen Prozess mehrfachen Wiederholens gleicher oder ähnlicher Tätigkeiten zur Annäherung an eine Lösung oder ein bestimmtes Ziel. Einfacher gesagt. Ein größeres Problem lässt sich halt oft nicht im ersten Versuch perfekt lösen.

Wenn man den Beteiligten nur das Endziel präsentiert, führt dies häufig dazu, dass der Mitarbeiter nur einen großen, für ihn nicht zu überwindenden Berg sieht. Er resigniert, bevor es überhaupt begonnen hat. Es empfiehlt sich deshalb, das große Ziel, das mit dem Veränderungsprozess erreicht werden soll, in kleine Etappen zu unterteilen. Dann werden ihre Mitarbeiter motiviert oder jedenfalls motivierter sein, die Etappenziele im Team zu erreichen. Manche Ziele werden schnell und einfach erreicht, ein andermal ist der Weg steinig und mit unvorhergesehenen Hürden verstellt. In jedem Fall ist das Erreichen eines Zwischenziels ein Grund zu feiern! Es ist wichtig sich eines Teilerfolges bewusst zu werden, um Motivation für die noch anstehenden Aufgaben zu ziehen. Wir sind sicher, dass Ihnen etwas anderes als Geld einfällt, wie Sie sich bei Ihren Mitarbeitern, Ihrem Team bedanken können. Ehrliches Lob ist ein unglaublicher Motivator.

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Fazit

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen verändern. Einige vollziehen den Wandel vorausschauend und stetig, sind also selbst aktiv und bestrebt, die Weiterentwicklung des Unternehmens selbst zu steuern. Bei anderen führen äußere Einflüsse oder hinausgezögerte Entscheidungen zu einer schlagartigen Änderung innerhalb des Unternehmens. Wie dem auch sei, jedes Unternehmen ist dem Wandel in gewisser Weise immerwährend ausgesetzt.

Wenn Sie sich als Familienunternehmer ein wenig an den vier in diesem beschriebenen Beitrag beschriebenen Prinzipien orientieren, werden Sie es schaffen Ihre Mannschaft „mitzunehmen“.


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